La previsión en Estatutos de la existencia de una web corporativa y sobre la utilización de medios telemáticos para las comunicaciones puede facilitar considerablemente las relaciones societarias. Esta nueva regulación se inició con el R.D. Ley 9/2012, de 16 de marzo que dio nueva redacción al artículo 11 de la Ley de Sociedades de Capital así como a varios artículos de la Ley3/2009 de modificaciones estructurales de las sociedades mercantiles. Esa web se puede utilizar de un modo simple, que es el inicialmente previsto en la Ley, con una única área de carácter público, o bien mediante la creación al margen del área pública de otras áreas privadas para socios y administradores, lo que permitiría la privacidad y la seguridad que es aconsejable y en ocasiones exigible legalmente en las relaciones societarias.
La creación de la página web es competencia de la Junta General, y para las sociedades cotizadas tiene carácter obligatorio. La página debe ser de acceso gratuito y debe existir la posibilidad de imprimir su contenido. La existencia de la página web debe hacerse constar en el Registro Mercantil y ser objeto de publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil. Aunque, como hemos dicho anteriormente, la creación exige acuerdo de la Junta General será competencia del órgano de administración su supresión, modificación o traslado.
En los acuerdos adoptados deberá constar de manera expresa la manifestación de los administradores relativa a la certeza de los hechos publicados y su tiempo de permanencia, siendo prueba suficiente la referida manifestación.
Para que las comunicaciones entre los socios y la sociedad puedan realizarse por vía telemática, los Estatutos deberán prever que todos los socios y administradores aceptan ese medio de comunicación y habrán de notificar a la sociedad una dirección de correo electrónico. Esas direcciones de correo electrónico de los socios se anotarán en el Libro Registro de Socios, y las de los administradores en el acta de su nombramiento.
La inserción de los anuncios de convocatoria a Juntas Generales podrá realizarse dentro de la web en el área pública o, para preservar la confidencialidad, en el área privada de socios a la que podrá acceder cada socio con su clave personal. Por el mismo medio se pondrá a disposición de los socios la documentación o información que los socios tienen derecho a obtener.
También debe admitirse, si existe previsión estatutaria, la comunicación por el mismo medio del escrito de representación para asistencia a la Junta General.
Podrá también contemplarse la posibilidad de voto a distancia en las Juntas Generales de socios, mediante el depósito en el área privada de la web del escrito que contendrá el sentido de su voto, separadamente sobre cada uno de los asuntos comprendidos en el orden del día de la convocatoria de la Junta General.
Si el órgano de administración de la mercantil es colegiado, parece conveniente la creación de otro área privada para los administradores, distinta de la correspondiente a los socios, lo que permitirá la adopción de acuerdos en el Consejo de Administración por escrito y sin sesión utilizando para ello medios electrónicos y también el voto a distancia.
