CORREO CORPORATIVO DE LA PLATAFORMA TELEMÁTICA DEL NOTARIADO. CASOS EN QUE DEBE UTILIZARSE Y FORMA DE UTILIZACIÓN.

– Plataforma telemática del notariado: La plataforma telemática del notariado es una red privada que permite la comunicación entre los notarios, y también entre éstos y los Colegios. Esa red privada está basada en la plataforma Sic, al haberse producido la unificación de la plataforma enot@rio con la del Sic. La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), que sustituye al anteriormente conocido como INTI (Instituto del Notariado para las Tecnologías de la Información), es la entidad dependiente del Consejo General del Notariado que gestiona esa red. En los últimos meses, ANCERT ha llegado a un acuerdo con Telefónica para la implantación de una nueva red privada notarial conocida como RENO, que funciona en banda ancha, y que ha permitido aumentar la velocidad y la seguridad de las comunicaciones. La conexión de los notarios a esta plataforma de comunicaciones tiene carácter obligatorio, y está además expresamente prohibido que la notaría tenga cualquier otro tipo de acceso alternativo a internet.

En la actualidad el acceso a las aplicaciones de la plataforma telemática del notariado se hace a través de la dirección https://sic.notariado.org. El ordenador en el que se ejecute la aplicación ha tener instalado el lector de tarjetas y el certificado raíz del Consejo General del Notariado, y para el uso de la firma digital ha de haberse instalado la aplicación Safe Sign que se descarga desde la misma página. Hasta hace un par de meses había tres clases de tarjetas: las tarjetas e-not@rio azul y dorada, de uso por el personal del despacho, y la tarjeta FEAN. A partir de ahora se utilizarán un único tipo de tarjetas para los empleados del despacho con sus correspondientes certificados personalizados, y la tarjeta FEREN, que es de uso exclusivo por el notario y que es la que genera la firma electrónica reconocida. Esta tarjeta FEREN está operativa desde el día 15 de noviembre y tiene una vigencia de tres años. Las tarjetas digitales de empleados, tienen también una vigencia de tres años, y permitirán realizar las tareas que no estén legal o reglamentariamente reservadas al notario: obtención de certificaciones catastrales telemáticas, disponer de una dirección de correo electrónico corporativo de segundo nivel, etc… Existirá también la posibilidad de que el notario pueda parametrizar el tipo de tareas a realizar con cada una de las tarjetas digitales de empleado.

– El correo corporativo: Una de las aplicaciones de la plataforma telemática del notariado es el correo corporativo. La característica básica es que la comunicación tiene lugar a través de una red privada basada en la plataforma Sic.

– Asignación de cuenta: El Consejo General del Notariado ha asignado a cada notario una cuenta de correo, y la relación de las cuentas está publicada en la página web del notariado: www.notariado.org.

Mensajes firmados electrónicamente: La utilización de una red privada es un paso importante, pero la seguridad en la comunicación sólo queda garantizada mediante el uso de la firma digital. La firma digital, (antes firma electrónica avanzada notarial, FEAN, y ahora firma electrónica reconocida notarial, FEREN) de los mensajes de correo electrónico garantiza al destinatario que el texto que está leyendo no ha sido modificado por una tercera persona y está exactamente como lo envió el remitente. Además garantiza la identidad del remitente del mensaje y el no-repudio. Asimismo, cuando se adjunta un archivo a un mensaje y se envía firmado digitalmente, la firma digital del mensaje es garantía suficiente de que el archivo no ha sido manipulado entre su envío y su recepción. En resumen, el uso de la firma digital en la red privada impide que cualquiera de las partes pueda negar haber recibido o enviado el mensaje, garantiza la privacidad de la comunicación, que se mantiene la integridad del contenido y que el documento es auténtico, y el notario puede dar fe de su autenticidad. El uso de la firma electrónica reconocida notarial es exclusivo del notario, que custodia la tarjeta que genera la firma digital bajo su responsabilidad.

Efectos legales de la firma electrónica: La ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social (1), impuso a los notarios y registradores la obligación de disponer de firma electrónica avanzada y sistemas telemáticos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de la información (2). Por los que se refiere a los Registradores prevé el suministro de información por vía telemática con valor de nota simple informativa, y también de certificaciones en formato electrónico (3). Por lo que se refiere a los notarios, prevé la expedición de copias electrónicas, que serán trasladadas a papel mediante testimonio por el notario que las reciba (4). Y se introduce una nuevo artículo 17.bis en la Ley de 28 de mayo de 1862, del Notariado, según el cual, los instrumentos públicos no perderán ese carácter de documento público por estar redactados en soporte electrónico (5). En cuanto a las relaciones entre notarios y Registradores, prevé la comunicación al Registro de la copia electrónica para la práctica del asiento de presentación, y la comunicación por el Registro de haberse practicado el asiento de presentación o su denegación con la nota de calificación (6). La ley citada es la base legal para la remisión por vía telemática de documentos públicos notariales (el llamado documento electrónico notarial), y para la remisión de partes y declaraciones a las Administraciones públicas y órganos jurisdiccionales (7).

La ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, reconoce el carácter de documento público a los firmados electrónicamente en el ejercicio de sus competencias por funcionarios que tengan atribuida la fe pública (8). Se ha llegado a afirmar que un documento firmado electrónicamente por un particular, por este sólo hecho, es documento público. Sin embargo, el documento público produce unos efectos que no pueden reconocerse al firmado electrónicamente por un particular: tiene eficacia de prueba plena en juicio, es título ejecutivo, y hace fe de las declaraciones de los otorgantes y de la fecha. Y si se trata de un documento público notarial, además se producen los efectos que derivan de las obligaciones del notario de identificación de los comparecientes, verificación de su capacidad, control de legalidad, redacción del contrato, asesoramiento a las partes, y responsabilidad del notario. En esta Ley queda convenientemente claro que un documento privado con firma electrónica reconocida seguirá siendo un documento privado. Sólo el documento en soporte electrónico enviado por un funcionario público que tenga atribuida la fe pública, en el ejercicio de sus competencias, será documento público.

Casos en que debe utilizarse: El correo corporativo está previsto que se utilice: 1) En la comunicación con otros notarios, el Colegio notarial respectivo y el Consejo General del notariado. 2) En la comunicación con los Registros de la propiedad y mercantiles, órganos de la Administración y jurisdiccionales, e incluso con los particulares. En un acuerdo del Consejo General del Notariado de 19 de enero de 2002 se establecen los supuestos de comunicación obligatoria por correo corporativo (9).

– Comunicaciones entre notarios: El correo corporativo es el medio para la remisión de:

  1. Copias autorizadas electrónicas: Deberá acreditarse el interés legítimo del solicitante y expresar la finalidad de la copia (párrafo 7º del artículo 17 bis de la Ley del notariado). Es posible expedir copias parciales, sin documentos unidos, en aquellos casos en los que no sean imprescindibles para que el documento produzca los efectos para los que ha sido expedido. Documentos que se remitirán con habitualidad serán las escrituras de poder, de ratificación, títulos previos o complementarios, hipotecas unilaterales, actas de notoriedad, testamentos, etc…

  2. Actas de notificación o requerimiento a través de otro notario: El notario destinatario hará constar en el acta que autorice los particulares correspondientes a la forma en que ha sido requerido, y no será necesario que envíe a su vez la documentación en papel.

  3. Solicitudes de copias autorizadas de escrituras o actas: Para solicitar a otro notario una copia autorizada de un documento que obre en el protocolo de éste último. El solicitante se identificará ante el primer notario, pero corresponde al notario titular del protocolo juzgar si se cumplen los requisitos reglamentarios para la expedición de la copia electrónica.

  4. Oficios en cumplimiento de las obligaciones previstas en los artículos 176 y 178 RN: Según el artículo 178 del Reglamento Notarial (10), el notario que autorice escrituras de cancelación, rescisión, modificación, revocación, anulación, cesión de derechos o subrogación de obligaciones, y de adhesión, tiene la obligación de remitir oficio firmado al notario en cuyo poder se encuentre la matriz, para que éste extienda nota indicativa al margen. Los casos más frecuentes de obligación reglamentaria de comunicación entre notarios son los de rectificación, modificación o ratificación de otras escrituras, revocación de poderes, y los de adhesión de otorgantes en los casos previstos en el artículo 176 del Reglamento Notarial (11).

  5. Otras comunicaciones oficiales: Por ejemplo, las que se remiten a los demás notarios del mismo distrito, relativas al signo, firma y rúbrica adoptadas al tomar posesión. O la solicitud o prestación de consentimiento para realizar una sustitución legal en los casos de ausencia o licencia reglamentaria.

– Comunicaciones con el Colegio notarial: El correo corporativo ha de utilizarse para la comunicación al Colegio notarial de Aragón de:

  1. Las de toma de posesión, excedencia, renuncia y cese.

  2. Las de solicitud y utilización de los derechos reglamentarios de ausencia y licencia (artículos 44, 45 y 48 RN).

  3. La aceptación y renuncia de sustituciones, y designación de sustituto (artículo 52 RN).

  4. Las relativas al cierre, entrega, estado de conservación, deterioro y reconstitución de protocolo notariales (artículos 39, 40, 277 y 279 RN).

  5. Los partes sobre actas de notoriedad para inmatriculación de fincas, partes de reagrupación de extranjeros, y partes en materia de prevención de blanqueo de dinero.

Casos de utilización en el futuro: El correo corporativo servirá en el futuro para la expedición y envío de copias electrónicas autorizadas de los documentos para la inscripción en los Registros de la Propiedad y Mercantiles, y para la recepción telemática de los correspondientes oficios de inscripción, y será también la vía de notificación de la calificación de los Registradores de la Propiedad y mercantiles.

– Forma de utilización: Es similar al correo electrónico convencional que todos conocemos, pero nos garantiza la integridad y la confidencialidad de los mensajes. El manual de uso puede obtenerse en el Sic en formato pdf (12). El acceso único está en la dirección https://sic.notariado.org, en un ordenador que tenga instalado el lector de tarjetas y el certificado. Se puede acceder al correo electrónico con las tarjetas de empleado y con la tarjeta FEREN, pero sólo se puede firmar electrónicamente el mensaje con esta última tarjeta.

Accedemos al correo corporativo a través del Sic. En la página de inicio se nos pide la identificación del usuario. Una vez introducido el nombre de usuario y la contraseña, pulsamos el botón «Aceptar». Accedemos así a la página principal del Sic donde seleccionamos la opción de menú «Aplicaciones». Se abre una nueva ventana con la relación de las aplicaciones disponibles: enot@rio, Sicmail, Vigía, Archivo General de poderes revocados y Guía notarial. Seleccionamos la opción de menú «Sicmail».

Para firmar electrónicamente los mensajes ha de accederse a través de la aplicación enot@rio. En la pantalla de inicio (13) se debe seleccionar la tarjeta. Seguidamente solicita el PIN de acceso (14). Introducido el PIN accedemos a un menú y seleccionamos la opción «Correo Corporativo» (15). En la pantalla aparece un menú (16).

Hay varias bandejas: una para los mensajes de entrada, otra para los mensajes enviados y otra para los mensajes eliminados. Seleccionando todos o algunos de los mensajes podemos borrarlos, copiarlos o moverlos de carpeta. La aplicación permite crear mensajes nuevos (17), buscar mensajes por los distintos campos (18), actualizar una libreta de direcciones o contactos (19), crear, borrar o modificar los nombres de las carpetas (20), configurar el correo por ejemplo para bloquear mensajes de determinados remitentes (21), etc…

Para leer el correo entrante accedemos a la bandeja de entrada. Aparecen relacionados los distintos mensajes, y haciendo clic sobre el nombre del remitente accedemos a un determinado mensaje, y en su caso a los ficheros adjuntos que contiene. Examinando la bandeja de entrada podemos ver los mensajes que han sido leídos y los que están pendientes de lectura (imagen de un sobre abierto o cerrado), su prioridad (si es de alta prioridad se muestra un signo de admiración en rojo), y si están o no firmados electrónicamente (en los mensajes firmados aparece un signo de certificado en rojo). El signo de verificación verde confirma que el remitente tiene una dirección asignada por el Consejo (22).

Para remitir un nuevo mensaje hacemos clic en el botón «Nuevo», y aparece una pantalla en la que debemos completar al menos los campos «Destinatario», «Asunto» y «Contenido». El destinatario podemos buscarlo en la libreta de contactos, y podemos también remitir copia o copia oculta del mensaje a otros destinatarios. Lo más habitual será adjuntar un fichero que contendrá el oficio o la copia de una escritura y que podremos buscar en el directorio en el que esté guardado haciendo clic en el botón «Examinar». Picando en las casillas de verificación podemos dar al mensaje prioridad alta, exigir confirmación de la lectura, o firmar digitalmente el mensaje. Cuando el mensaje está completo hacemos clic en el botón «Enviar».

Las copias autorizadas electrónicas han de remitirse en formato pdf como fichero adjunto al mensaje firmado electrónicamente. En cuanto a los oficios y comunicaciones reglamentarias al Colegio o a otros notarios es posible incorporarlos como texto en el mensaje, o bien como fichero adjunto al mensaje en cualquier formato. En esta primera fase de mentalización en la que todavía no tenemos asumido que la firma electrónica equivale a la firma autógrafa, me permito sugerir como procedimiento que el oficio se extienda en papel, el notario estampe su firma autógrafa, y posteriormente se escanee y se adjunte en formato pdf al mensaje, quedando el original con el archivo de la operación.

Conviene tener en cuenta que lo que queda amparado por la firma electrónica es el contenido íntegro del mensaje, y no sólo el fichero que contiene la escritura o el oficio. En el caso de remisión de oficios, entiendo que no procede incorporar texto al mensaje. En el supuesto de envío de escrituras el texto ha de ser sucinto y preciso, y podría tener la siguiente redacción: «Con los efectos previstos en el artículo 17.bis de la Ley del Notariado, adjunto documento electrónico notarial relativo a escritura pública de fecha * con número * de protocolo por mí autorizada». Entiendo que la mención a la finalidad para la que es expedida basta con que conste en la nota de expedición de la copia.

También se nos indica en pantalla la capacidad máxima de memoria que pueden ocupar los mensajes y que es solamente de 30 MB. Se hace pues necesario eliminar periódicamente mensajes, en la confianza de que nuestro servidor los conservará durante mucho más tiempo. No es posible guardar los mensajes con formato eml, como en el correo electrónico convencional, por lo que parece conveniente guardar o imprimir los ficheros adjuntos o las pantallas, y conservarlos con el archivo de la operación, como medio de acreditar que se verificó la comunicación.

– Normas de cortesía: Existen ciertas normas de cortesía en el uso del correo electrónico admitidas internacionalmente, y que son también aplicables al correo corporativo. Por ejemplo: no dejar la línea de «asunto» en blanco; no emplear las mayúsculas; evitar el envío de copias innecesarias; utilizar con precaución el envío de copias ocultas; no enviar cadenas de cartas; notificar al remitente si se recibe un virus; responsabilizarse personalmente de la lectura del correo; no pedir confirmación automática de los mensajes enviados; y la más importante, redactar los mensajes con claridad y concisión.